Метрики личной эффективности

На сегодняшний день для меня проблема повышения собственной эффективности стала довольно актуальной. На просторах сети существует масса материалов о способах повышения эффективности работы, жизни, повседневной деятельности и многое другое. Но вот как эту эффективность измерять и по каким критериям, данной информации нет. Попробуем выработать для себя шкалу оценки того, насколько верно мы движемся по жизни, и на сколько эффективно наше движения относительно тех целей и задач которые мы поставили перед собой.

 

1. Определение понятия личной эффективности

 

Во-первых, сначала необходимо разобраться, что представляет собой личная эффективность в целом. При просмотре нескольких сайтов, попавшихся мне в топе выдачи поисковика, я нашел следующие определения личной эффективности:

Личная эффективность — это результативное достижение личных целей[2].

Классический тайм-менеджмент описывает три уровня личной эффективности человека:

  • Технологический. Отвечает на вопрос “каким образом…”, то есть как организовать работу чтобы выполнить максимальное число задач.
  • Стратегический. Отвечает на вопрос “что нужно…”, то есть какие действия требуется предпринять чтобы достичь поставленные цели.
  • Философский. Отвечает на вопрос “зачем...”, то есть каков результат наших действий, к чему они приведут, имеют ли они смысл, и какова от них польза.

 

Отчасти третий уровень самый противоречивый, если на первом и втором уровнях мы четко понимаем как организовать себя и что нужно сделать чтобы достигнуть поставленную цель, либо мы обучаемся или проходим стажировки, с опытом приобретая необходимые навыки. То третий уровень самый противоречивый. Как правило, чтобы ответить на вопрос “зачем...” требуется досконально разбираться в проблеме и предметной области в которой мы организуем свою деятельность, чтобы с высокой степенью вероятности прогнозировать результате нашей работы и эффект от нее. Другим вариантом анализ философского воззрения на деятельность является анализ результата пост-фактум. Недостатком данного подхода является то, что человек сначала выполняет действия, а потом оценивает их пользу. Как правило, данная парадигма используется в различных экспериментах, когда результат виден только после его проведения.

2. Личностные вызовы как одна из метрик личной эффективности

 

В моем случае, я не удовлетворен своей эффективностью. Причиной этому могут служить несколько фактов (вызовов), а именно:

1. Трудность справляться с многозадачностью. При наличии работы, требующей высокой концентрации внимания и обработки больших массивов информации, сложно переключаться с одной на другую. Чтобы качественное ее выполнить, требуется предварительная подготовка (чтение литературы, и прочих информационных источников, синтез информации и неких взвешенных решений).

2. Проблемы физиологического характера. Сюда можно отнести чувство голода, потребность к общению, даже мысли об несовершенстве тела, тоже носят отвлекающий характер.

3. Лень. Часто бывает, что запланированное заранее дело откладывается сначала на 10 минут, потом еще на 10 минут, а потом на 30 и так далее. По мне, так если что-то человек запланировал, нужно делать это сразу и безъотлагательно. В качесте примера лени и откладывания дела на 10 минут могу привести себя. Каждый день у меня звонит будильник в 6 утра, и вместо того, чтобы бодро встать, переборать лень, и дойти до ванны, чтобы умыться (сон-то после этой процедуры пройдет) мы переводим будильник на 20 минут, потом еще раз на 20 и так пока окончательно не опоздаем туда, куда нам нужно. А ведь лень и безответственность — самые страшные враги человека. Они провоцируют его тратить самое дорогое что у нас есть — наше время, на самые бесполезные занятия: серфинг в интернете, приложения в социальных сетях, онлайн-игры и прочее.

4. Неумение доводить дело до конца, перед тем как взяться за новую задачу. Наверное со всеми случалась ситуация, когда мы сосредоточены на какой-то определенной работе, которая несомненно, очень важна для нас. И тут возникает необходимость срочно выполнить другую несвязную работу, по просьбе коллег или же по распоряжению начальства. Как обычно, мы отвлекаемся от выполняемого нами дела, успешно завершаем порученную срочную работу, а потом не можем вернуться к выполнению предшествующей работы с полной отдачей, как мы выполняли ее ранее. Если нам нравится наша работа, то нередко при ее выполнении мы входим в состояние потока, при котором мы максимально сосредоточены на действиях для достижения поставленной нами цели, получая даже в некотором роде удовольствие от работы. Нарушить это состояние очень легко, вернуться в него сложно.

5. Отсутствие концентрации. В отличии от выше указанного пункта, в этом, я имею в виду искусственную концентрацию. То есть, ментальную составляющую нашего разума, способную по нашему желанию сосредотачиваться на выполнении требуемого действия. Тут можно привести в пример процесс чтения, когда мы искусственно абстрагируемся от внешнего мира полностью фокусируя свое внимание на той информации, которую мы воспринимаем посредством чтения.

Я перечислил основные вызовы, которые по-моему мнению, и взгляду на повседневную деятельность мешают мне быть эффективным. На мой взгляд, подобные вызовы являются основной причиной того, что в той или иной степени наша эффективность не эффективна (простите за тавтологию). И если мы можем воспринять множество предложенных методик повышения личной эффективности, то дать ответы своим вызовам мы можем исключительно сами. Руководствуясь своей силой воли, желанием преуспеть, и наслаждением от качественно и своевременно выполненной работы.

3. Метрики личной эффективности

При формировании своего рабочего пространства, как психологического, так и физического, я начал использовать сочетание следующих средств управления человеческой деятельностью, и как следствие, источников моих метрик:

  • Google Calendar (Kanbanflow.com);
  • RescueTime.com.

В сочетании данные средства дают достаточно широкий инструментарий, для того, чтобы выделить для себя те параметры эффективности, которые можно считать персональными метриками.

3.1 “Сделал/не сделал”

Наверное самая простейшая метрика которая используется в управлении персональной эффективностью. Каждый из нас скорее всего назначал себе какую либо задачу, потом она откладывалась сначала на 15 минут, потом на час, а потом мы про нее благополучно забывали. Так вот, количество ежедневных “миссий”, является хорошим и наглядным показателем того, как эффективно мы поработали за день.

Простейшим средством ведения таких “миссий” для меня выступает Google Calendar. Так как я являюсь пользователем смартфона с Andriod OS на борту, мой выбор в пользу данного планера очевиден. Тем более, наличие возможности планировать циклические задачи очень привлекает меня как преподавателя, который подчиняется строгому расписанию. В силу того, что приходится читать в нескольких группах, в нескольких потоках, по разным неделям (четным/нечетным), по разным номерам недель (например, по 4,8,12,16 и т.д.), то итеративность в составлении задач в Гуглокалендаре очень спасает. Потому что по природе своей расписания у студентов вещь итеративная.

Веселее дела обстоят в том случае, когда мы добавляем параметр сложности задачи. Ведь купить хлеб или вынесли мусор, являются совершенно диаметрально противоположными задачами по сложности, скажем от таких как написание научной статьи или выполнение инженерных расчетов. Поэтому в при таком подходе, я использую планер kanbanflow.com. Он обладает таким же мощным функционалом, как и Google Calendar, но позволяет также маркеровать задачи цветом. Например, работе с ним, я использую. следующую цветовую градацию:

  • зеленым цветом отмечаю те задачи, которые предпочтительно сделать, но если я их не выполню, то они не повлияют на мою деятельность, это так сказать полезные “плюшки”, которые вроде бы и делать не обязательно, но если есть временные ресурсы, то их результат их выполнения в целом будет позитивен.
  • желтым цветом у меня выделены повседневные рабочие задачи, выполнение которых обязательно на протяжении рабочей недели. Это может быть мониторинг информационных ресурсов, написание статей или составление документации, встречи, подготовка презентаций и т.д. У желтых задач есть дедлайн — рабочая неделя, т.е. переходяшие задачи являются отрицательными метриками и показывают о том, что я в течение недели неправильно распределил свое время.
  • красные задачи — важные и приоритетные. Как правило, им я назначаю жесткие временные рамки в соответствии с типом и содержанием задачи. Невыполнение таких задач влечет за собой серьезные последствия для моей деятельности, соответственно их невыполнение недопустимо.
  • голубым цветом, у меня отмечены задачи прямо или косвенно связанные с моей преподавательской деятельностью, так как я считаю, что задачи обеспечения преподавания являются особым типом задач, требующим отдельного рассмотрения. Но это моя личная прихоть, как правило, для эффективного управления многозадачностью хватает трех цветов.

Далее я расскажу о дополнительных плюшках Kanbanflow.com. Очень полезным, на мой взгляд, является возможность производить декомпозицию задачи, т.е. разбивать большую задачу, на более мелкие в рамках одной записи. Данная функция позволяет мне оценить степень выполнения задачи. А том случае, когда необходимо неотложно переключиться на выполнение более приоритетной, “красной”, работы, то возможность оценки выполненных подзадач позволяет сразу вернуться к тому месту, откуда тебя “сорвали” и восстановить в памяти все то, что было связано с задачей. По своему опыту могут сказать, что данная возможность снижает время выполнения примерно на 15-20% рамках полной рабочей недели. Но это мое субъективное мнение, у кого-то этот показатель может быть больше или меньше. Второй, на мой взгляд, не менее важной функцией является возможность назначения людей на выполнение задачи. По сути, мы можем расшарить сформированные нами задачи, если мы работаем в команде над проектом. В таком случае на указанные электронные адреса в описании задачи придут оповещения о совместном доступе с временными параметрами задачи. В своей практике, я данной функцией не пользуюсь, в силу того, что большинство работы делаю самостоятельно.

 

3.2. Время — деньги

Рассказывая про метрики личной эффективности не упомянуть о временных метриках непростительно. Я для себя открыл замечательный сервис управлением личным временем. Это — RescueTime.Com. Суть данного сервиса заключается в мониторинге приложений на компьютере (рабочем/домашнем), планшете и телефоне тех приложений которые находятся в фокусе. Приложение находится в фокусе, когда вы активно с ним работаете. Данный мониторинг подразумевает установки клиента сервиса на все компьютеры/телефоны с которыми вы активно работает. У меня он установлен на домашнем и рабочем компьютерах, телефоне и ноутбуке. Этого вполне достаточно, чтобы наблюдать за тем, на что тратится Ваше время, пока вы находитесь за компьютером, или читаете что-либо в телефоне, или же просто общаетесь с друзьями.

Сервис является обучаемым. Вы по мере работы с ним добавляете программы и информационные ресурсы в различные категории которые имеют разные степени продуктивности. Сервис различает 5 их видов:

  • очень продуктивные ресурсы. В данной категории сервис отнесет такую деятельность как, работа в текстовых или табличных редакторах, работа с государственными сайтами (в моей практике, сайт Госзакупок сервис отнес автоматически к очень продуктивным), работа с системами математики и разработки программного обеспечения.
  • продуктивные ресурсы. Это могут быть профессиональные социальные сети (LinkedIn), почтовые клиенты, RSS-фиды, новостные рассылки по специализированным предметным областям.
  • нейтральные ресурсы. Сюда в большей части отправляются программы и ресурсы незнакомые сервису, и те которые он не смог идентифицировать. В качестве нейтральных ресурсов, которые сервис идентифицирует автоматически, выступают файловые  менеджеры.
  • отвлекающие ресурсы. К данной категории мы отнесем мгновенные сообщения, скайп, и схожие программы. Как правило, сюда он включит и больше программ сайтов, но их потом можно отфильтровать.
  • очень отвлекающие ресурсы. Это конечно же социальные сети. Сюда же будут отправлены всевозможные видеохостинги, типа Ютюба, и игры.

Но какие же метрики могут быть включены в рамках данного сервиса? Все очень просто, в сервис интегрированы инструменты создания целей. Например, провести на очень отвлекающих ресурсах не более 1,5 часов в день, или работать с очень продуктивными более 5 часов в день. У меня в настоящий момент определены именно такие цели. Их нарушение или невыполнение будут отрицательными метриками эффективности работы.

 

4. Оценка метрик эффективности

В предыдущей главе мы рассмотрели 2 метрики личной эффективности, а именно:

  • управление задачами в различных срезах;
  • управление временем в течении дня.

Как же теперь проанализировать полученную информацию? В настоящий момент я не нашел комплексного средства оценки этих параметров, поэтому, по старинке, в конце для уделяю 20 минут времени чтобы занести данные о целях которые были выполнены или не выполнены в лепестковую диаграму в Excel. В таком виде лично мне легче оценить свою эффективность. В качестве параметров диаграммы (шкал оценки) выступают следующие медианные параметры (т.е. тот минимум, который должен быть выполнен за день):

  • Выполнение всех красных задач и выполнение ⅕ желтых задач;
  • Работа с продуктивными и очень продуктивными ресурсами минимум 5 часов в день;
  • Нахождение в фокусе отвлекающих и очень отвлекающих ресурсов не более 1,5 часов в день.

В случае, когда данные требования не выполнены, т.е. мы в течение дня не смогли преодолеть медианные параметры, мы являемся неэффективными. Если наш рабочий день построен таким образом, что позволяет выполнить медианный порог, то наша эффективность является нормальной. В случает, если мы перевыполнили медианный план, то можете себя поздравить — вы эффективны, и ваш труд приносит вполне измеряемые плоды. Тут читатель скорее всего захочет посмотреть на работу данной методики, но это материал для следующей статьи. В силу того, что диаграммы я приведу только тогда, когда наберется достаточно статистических данных, и данная методика будет ими полностью подтверждена. .

 

Заключение

В заключении хочу отметить, что лично для меня данные методы являются средствами достижения гармонии и потока [1]. Как прагматичный человек, и в какой-то степени заядлый трудоголик, мне доставляет удовольствие осознавать, что я каждый день преодолеваю установленную для себя планку, и показатели моей эффективности выше медианных, которые я сам для себя определил. Следующей моей целью является устновление прямой связи эффективности и суммарного квартального дохода. Ведь теперь ничего не может меня остановить в достижении моих целей, когда я вижу как я справляюсь с вызовами, будь они в работе или в жизни.

 

Works Cited

[1] Csikszentmihalyi, Mihaly. Flow: The Psychology of Optimal Experience. New York: Harper & Row, 1990. Print.

[2] «Что такое личная эффективность? Анатолий Тихомиров.» Что такое личная эффективность? Анатолий Тихомиров. Web. 26 May 2014. <http://schastie.by/uspeh/chto-takoe-lichnaja-effektivnost.html>.

В качестве миниатюры записи была использована картинка со следующего ресурса сети Интернет (http://sbsbusiness.ru/wp-content/uploads/2013/04/time-management-sbsbusiness-300×191.jpg)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *